在企业的日常经营中，会收取发票也会开具发票，发票的主要作用就是作为业务活动的重要依据，用以证明业务发生的真实性，也是进行财务核算和纳税申报的原始凭证。

因为发票的存在涉及企业的各项经营活动，需要各部门关注和沟通的内容较为琐碎，可以考虑从企业实际所遭遇的问题入手，以财务部为中心在企业内部推行发票管理制度和流程。一方面能够降低问题发票所带来的财务和税务风险，另一方面也可以提升企业整体财务管理和内部控制的力度和水平。

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企业开具和收取发票中常见的问题

1、开具发票的常见问题

首先需要考虑的是何时开票？是签订合同后开票？还是收款后开票？或是只要相关部门提出申请，经过审批后财务部就可以开票？

开票时间应该与纳税义务发生时间一致，但在实际工作中，由于各种原因可能会导致两个时间不同步。如果企业采用代理记账进行财务核算，选择的代理记账机构专业水平又较差，对于开票缺少管控，只要企业方提出申请，记账机构就会开票，期间并不对是否发生纳税义务进行审核，导致开票与纳税义务发生之间出现时间差。

开票时对于开票项目也需要关注，不能客户要求开什么票就开什么票，这样会导致开票项目与业务实质不一致，有时企业为了避免缴纳一些税费，擅自随意调整开票项目，也会导致同样的问题。

例如广告宣传收入，需要开具广告费发票，此类开票项目在缴纳增值税的同时，还需要缴纳文化事业建设费，为了避免缴纳这部分附加费用，经过与客户沟通后，将开票项目调整为信息服务费。这种人为调整会引发财务风险和税务风险，财务在核算时根据发票项目记账，导致核算数据与业务数据之间出现差异；未按照业务实质开票，金额过大可能会涉及虚开发票、逃税等问题，企业需要承担相应的责任。

开票项目与业务实质不同可能会被认定虚开发票，没有实质业务而开票也会被认定为虚开发票，特别是在企业存在多家子公司的情况下，管理层为了减少缴纳的企业所得税金额，会让子公司之间相互开票从而调节利润，这种情况下如果缺少业务的支撑，就会构成发票的虚开，超过一定金额可能还需要承担刑事责任。

开具发票时除了关注开票项目，还需要关注开票类型和税率，开具的是增值税专用发票还是增值税普通发票？开票类型和开票项目所对应的税率为何？如果购买方是个人，那么只能开具普通发票；如果企业是小规模纳税人，开票税率就与一般纳税人不同；特殊时期，国家会出台相应的政策，对税率进行调整，甚至某类业务可能会免税，在开票时需要特别关注。

另外开票过程中还涉及一些琐碎的关注事项，例如发票必须加盖发票专用章，不能是公章或财务章；发票盖章必须清晰，某些特殊类别发票不是每一联次都需要盖章，机动车专用发票的抵扣联和报税联就不需要盖章；发票如果附有销货清单，必须是从税控系统中开具的，不能是以其他方式汇总统计的；特殊开票项目需要在备注栏进行信息备注，例如不动产的出租和销售、建筑安装服务、货运服务等，需要在备注栏中备注相关信息，涉及折扣、代开、差额征税等，也需要进行备注，缺少对于重要信息的备注，可能会导致对方收到发票无法进行抵扣。

2、收取发票的常见问题

收取发票后首先要检查票面信息是否全面、准确。公司名称、税号、地址等信息是否正确、完整？发票打印字迹是否清楚？单价、数量、税率、价税合计金额是否准确？是否加盖发票专用章？专用章上显示的公司名称是否与开票方一致？是否附有税控系统打印的销货单？特殊业务发票的备注栏信息是否完整？发票最下方的开票人、收款人、复核是否准确？开票项目和开票类型是否与业务相符？票面信息的缺失或错误，会影响发票的入账和抵扣，为企业带来不必要的麻烦。

由于收取的发票来源五花八门、发票项目和类型也各不相同，财务人员需要查验其中是否存在假发票的情况。假发票一种是在税务网站中查验显示为“假”的发票，这种发票通常是相关人员从其他渠道中购买的，并非由真实企业开具的，此类发票无法入账也无法进行进项税额抵扣；另一种假发票就是无业务实质支撑的虚开发票，或者发票项目与业务实质偏离，这两种都可能会构成虚开发票，为企业带来风险。

业务活动中可能并非所有环节都能获取发票，这时相关人员可能就会利用手中闲置的发票来提交费用报销申请，出现替票情况。这种情况不符合企业财务管理的需求，令证明业务真实性的证据链条出现断裂，财务数据的真实性受到影响，进而影响财务分析对于企业经营情况的判断。甚至有些企业会将员工工资拆分出一部分，让员工提交交通费等发票进行报销，以这种方式代替薪资发放，这类行为明显违规，忽视了企业管理的要求，也无视了相关法律、行政法规、规章制度的规定，将会引发一系列的问题和风险。

另外收取发票进行检查后，在进行增值税进项税额抵扣时，还需要根据业务实质与发票内容判断是否可以抵扣进项税。例如用于集体福利、个人消费、餐饮招待等取得的发票，一般不可抵扣进项税额。

开具发票过程中存在的问题一般是由于财务部内部人员专业水平、管理方式等原因造成的，而收取发票出现的问题，则需要财务部连同其他部门共同解决。

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怎样规范和加强企业发票管理

1、规范财务部内部工作

财务部需要明确发票开具由谁负责？空白发票由谁保管？各部门提交的发票由谁进行收集和审核？将发票开具和、保管、收集、审核的具体工作内容和标准加入相关岗位职责中，这样可以使各岗位的财务人员清楚自己在发票管理过程中所需要承担的责任，便于日常工作的开展。

在设立的工作标准中明确开具发票需要注意的事项，例如每类业务对应能够开具的发票项目、备注栏信息标注的格式标准、相关部门提交开票申请审批通过后开具发票所需的时间等。同时按照标准以及岗位职责设定绩效指标，对工作成果进行评价，加强岗位工作责任感以及提升工作能力。

建立发票使用和管理以及印章管理相关制度，在其中明确开票申请所需要提交的资料、空白发票的管理办法、发票专用章的管理办法等，一方面能够为相关财务人员的工作进行指导，强化财务内部对于发票以及印章管理工作的重视，另一方面为其他部门进行发票申请提供指引和帮助。

在进行报销单据的审核中，对于大额发票、可疑发票等，登录相关地区税务局网站进行查验，确保发票的真实性。目前部分企业开始大量使用电子发票，需要进行备份保存，同时采取一定的方法确保不会出现同一张电子发票重复提交、重复报销的情况。

对于纳税申报工作，需要严格按照税务相关规章制度进行，避免企业内外两套账，按月将增值税纳税申报表数据与财务账面数据进行核对，无票收入也要如实申报增值税，梳理企业的业务链条、在税务许可范围内寻找税收筹划空间，不考虑采用买票、滥用暂估入账等方式降低缴税金额。

2、通过各种方式强化发票管理概念

当企业下属存在多家分、子公司时，可以将每家公司的开票信息整理在同一文档中，并使用邮件、共享文件等方式在公司内部进行公布，方便其他部门在开票时使用。

结合发票管理制度设置开票申请流程，明确申请开票时需要提交的信息，例如合同文件、结算单等，或者利用审批系统来关联已通过审批的合同流程，限制不同业务类型能够选择的开票项目，利用信息化辅助来提升财务人员核对检查的效率，确保发票使用和开具的规范管理。

在费用报销制度中明确报销流程，详细说明各类费用报销需要提交的原始凭证类型，例如差旅费报销需要提交经过审批的出差申请、能够显示个人名称的机票或高铁票等，便于财务部门在审批时进行检查。同时在制度中需要明确提交违规发票后的惩罚措施，引起各部门对于发票管理的重视。

将财务部门纳入合同审批流程中，从合同源头阶段来对发票项目、开票信息、开票时间等信息进行审核和控制，避免后续因为合同条款问题引发发票相关风险。

以上各项制度、流程中对于发票的要求，需要财务部在员工入职时进行相关培训，同时在与各部门的日常沟通中，及时解答他们在发票方面的问题，能够加强非财务人员对于发票管理工作的重视。同时需要关注税务、会计准则等方面的变化，对发票相关的制度、流程进行相应的调整，并及时将调整的部分向各部门进行传达，确保信息一致。

为了提升发票管理的效率，在企业预算充足的情况下，可以考虑使用系统或在平台建立企业账号来辅助财务进行管理，例如在滴滴建立企业账号，向下属员工进行额度分配，月末统一开具发票，能够减少财务部门对于交通费发票的审核工作，提升工作效率，方便各部门员工的外出工作。

发票管理是财务管理工作的一部分，由于财务工作的繁杂很可能被忽视。但发票作为能够证明业务真实发生的重要凭证，缺乏管理会直接影响财务数据的准确性、真实性，动摇企业财务基础，影响之上的财务工作开展。所以发票管理的规范是每个企业都必不可少的工作，需要引起财务部门和企业管理层的重视。来源：互联网