为什么勤劳的财务反而越来越忙?这似乎是一个矛盾,毕竟勤劳应该带来效率和成果,而不是无尽的忙碌和疲惫。在许多企业中,财务人员却陷入了这样一个忙碌的怪圈。
我们常常看到,企业中那些勤勉能干的员工被赋予越来越多的任务,尤其是财务人员。这些任务是否真的属于他们的职责范围?在许多情况下,答案是否定的。财务人员本应专注于资金管理、财务报表、预算控制等核心职能,但他们却不得不分心于各种琐碎的事务。这种职能错配的现象不仅让财务人员疲于奔命,更使得财务人员无暇顾及真正重要的财务工作。
这种职能错配背后的原因,往往是因为企业管理层对职责的模糊认知以及任务分配的随意性。老板看到某个员工“特别能干”,就倾向于把所有的任务都交给这个员工处理,甚至不考虑这些任务是否与其本职工作相符。这种管理方式表面上提高了某些任务的完成速度,但从长远来看,实际上是在削弱企业的整体效率。
在企业的初创阶段,资源有限,员工少,大家往往需要身兼数职。一个人既做财务,又兼顾行政、后勤,似乎是无可厚非的。随着企业的发展和壮大,这种“一人全套”的工作模式就显得不再合适了。企业规模扩大,业务复杂度增加,每个岗位的专业性和专注度变得愈发重要。如果管理者仍然沿用初创时期的“抓到谁就让谁干”的思维,只会导致企业内部的职能分工混乱,进而影响整个团队的协作效率。
一个百人规模的企业,必须要有清晰的分工和明确的职责划分。每个员工应当在其专业领域内发挥最大的作用,而不是被各种不相干的任务分散了注意力。尤其是财务人员,他们的工作不仅关系到企业的日常运营,还直接影响到企业的战略决策。财务职能的专注和专业化,是企业实现高效管理的关键。
归口管理:让每个岗位回归本位
归口管理,即将各类职能明确划分,并归于相应的部门管理,是提高企业运作效率的基本方法。归口管理的核心在于明确每个部门和岗位的职责,确保每个员工都能够专注于其本职工作,从而最大化其专业能力。
在实际操作中,许多企业并未充分实现归口管理,尤其是在财务部门。财务人员往往被视为“全能选手”,不仅处理财务数据,还要负责各种行政事务,甚至是项目管理。这种职能上的混乱,导致了财务人员的工作量大幅增加,同时也降低了他们在核心职能上的效率和专注度。
管理者应当从“能干就多干”的思维模式转向“系统性分工”的思维模式。系统性分工要求管理者从整体出发,根据每个岗位的职责和每个员工的专业能力,合理分配任务,使每个员工都能在其专业领域内最大化其价值。
我觉得要摆脱财务人员“越忙越乱”的困境,我们需要在以下几个方面进行变革:
明确职责与归口管理:应当明确每个岗位的职责范围,避免职能错配和任务混乱。财务人员应专注于财务职能,而非成为其他部门的“万能补位”。
优化流程与提高效率:通过优化企业内部的工作流程,让每项工作都能够高效执行。技术手段的引入(如财务信息化系统)可以减轻财务人员的工作负担,并提高他们的工作效率。
提升管理者的系统性思维:管理者应当从整体出发,合理分配任务,而不是仅凭员工的“能干”来安排工作。系统性思维可以帮助企业更好地配置资源,提升整体竞争力。
加强团队协作与专业培训:推动团队协作,加强各部门之间的沟通与配合。同时,企业应关注员工的专业发展,提供培训和成长的机会,以提升整个团队的素质。
当财务人员能够专注于自己的核心职责时,他们才能真正发挥自己的价值,为企业的决策提供有力支持,助力企业在竞争激烈的市场中立于不败之地。繁忙不应是常态,高效才是目标。让财务人员从无谓的忙碌中解脱出来,专注于他们真正擅长的领域,这是每个企业管理者都应该追求的目标。通过这一转变,不仅能够提升财务部门的效率,更能为企业整体的发展提供强有力的支持。