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业财深度融合下的财务共享建设路径

2024-07-10 08:22:30

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企业在进行财务数字化转型过程中,依据企业内部因素,如不同发展阶段、对数字化转型的认知、业务及财务需求、数字化建设侧重点;外部环境,如数字化转型理念、数字化产品、主流技术、硬件设施等,企业进行系统建设时总会依据一定的先后顺序,如由解决单一的功能需求到解决部门层整体需求;由单一的业务应用向多功能业务应用扩展;由分散式的系统建设向集成式系统建设模式;由数据集成(或流程集成)向业财深度融合方向发展等;由流程驱动的企业数字化转型向流程及数据驱动的企业数字化转型转变。

如下图所示是国内某知名家电企业对标国际领先企业后制定的数字化转型路径:

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针对一些数字化建设成熟的企业,业务及财务应用完善,并且实现了深度的业财融合,在这种情况下如何进行财务共享系统建设呢?本文将探讨这个问题。

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业财深度融合的几个典型场景

企业在进行财务共享系统建设过程中,多数情况下都会提到“业财融合”、“业财一体”等目标,但一些数字化建设成熟的企业,基于其所建设的各类满足业务需要的系统,以及其强大的系统开发和集成能力,在进行系统建设时实现了各类异构系统的无缝对接,实现了数据、流程、业务的无缝流转,实现了深度的业财融合,几个比较典型的场景:

费用报销业务从“申请-报销-核算-结算”的一体化

企业为了解决员工差旅费、招待费、福利费等管理费用的高效报销、核算及结算,通过建设费用报销系统(或费控系统)来进行费用业务的全过程管理,并实现了自动核算(即凭证自动化)、自动结算(即资金自动支付)等功能,在提升业务效率的同时,极大地提高了财务核算及资金结算效率,并实现了从费用申请、费用报销、费用核算、资金结算的一体化。

以SRM系统建设驱动的采购及应付业务一体化

针对采购及应付业务,企业通过建设SRM系统(即供应商关系管理系统)并跟企业ERP系统、资金系统等进行集成,将采购业务过程中供应商准入、评定、在线招标、合同签订、订单下达、物流发运、收货确认、供应商结算单、供应商开票、发票校验及认证、供应商付款等环节,通过流程及数据在SRM系统、ERP系统、资金管理系统、税务系统间无缝流转,上线了采购及应付业务的一体化及结算自动化;

以CRM系统建设驱动的销售及应收业务一体化

针对销售及应收业务,企业通过建设CRM系统(客户关系管理系统)或电商平台,将客户的注册、销售订单下达、销售合同签订等环节进行管理,并跟ERP系统、税务系统、资金系统等无缝集成,以驱动ERP销售订单下达、销售发票开具、销售收入确认、回款及认领等业务环节的自动化和一体化。

以上三个场景,是笔者在跟企业沟通时,遇到最多的情况。企业会抛出如“我们现在已经实现了某某业务环节的自动化和一体化”,“这个功能我们已经实现了”,“财务共享系统跟现有系统有什么差别”等问题。那么,针对这类情况,我们还能否进行财务共享系统的建设?结论是肯定的,数字化基础设施完善、业财深度融合只会为财务共享转型提供良好的基础,不会影响到财务共享系统建设。

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明确两个“纳入”

两个“纳入”其一是指纳入到财务共享中心处理的业务循环,这是财务共享中心职能职责方面的问题;其二是指纳入到财务共享平台的业务范围,这是财务共享平台功能边界方面的问题。笔者有一个观点:纳入财务共享中心处理的业务循环并不等同于纳入财务共享平台的业务范围,纳入财务共享中心处理的业务并不一定要通过财务共享平台来实现,但通过财务共享平台实现的业务一定会纳入财务共享中心集中处理。

纳入财务共享中心处理的业务循环

将哪些业务(或流程)纳入财务共享中心这个组织进行集中处理,也就是财务共享中心的业务范围。通常情况,纳入到财务共享平台实现的业务都会纳入到财务共享中心进行集中处理,但一些在企业已经应用成熟企业自动化程度很高的业务,如前述企业实现了以SRM系统建设驱动的采购及应付业务一体化,涉及到采购业务如预付、发票入账、应付、应付核销等职能,不需要通过财务共享平台来实现相关业务功能,但可以将这些职能纳入到财务共享中心。

纳入财务共享平台的业务范围

纳入到财务共享平台的业务范围是指需要通过财务共享平台(前端业务平台)来实现的业务功能,比如费用共享、商旅共享、采购应付共享、销售应收共享、资产核算共享、总账核算共享等,企业需要依据现有应用的情况来确定纳入财务共享平台处理的业务范围,并且明确好在各个业务循环中财务共享平台跟相关系统的功能边界,尽可能在利用好已有系统的前提下,通过将前端业务系统跟共享平台实现数据、流程及业务的集成,后端跟ERP、资金系统、税务系统等实现集成,最终实现以“业务驱动的财务共享”和“业财资税一体化”。

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针对数字化应用完善、业财深度融合的企业,在进行财务共享转型时,在财务共享中心规划设计环节就需要明确将哪些业务纳入到财务共享中心,以及哪些业务通过财务共享平台来实现。切忌追求所谓的“大而全”,如果不考虑企业现有应用,盲目地要将所有的业务循环都纳入财务共享平台,不仅会造成投资浪费、系统功能界面不清晰的问题,而且会增加业务人员的工作量、降低业务人员满意度,最终导致大家对财务共享转型失去信心。

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财务共享转型利器:财务共享运营平台

还有一种情况,企业明确了要进行财务共享转型,但因其针对各个业务循环都有很完善的应用并有深度的业财融合,且不希望在系统层面进行替换,也就是说业务功能层面不需要通过财务共享平台来实现,但又希望建立财务共享模式,那就需要应用到财务共享转型的利器:财务共享运营平台。

财务共享运营平台,是面向财务共享中心财务人员日常作业的工作界面,也是对财务人员的工作进行记录、展示、评价、考核的工具,更是财务共享中心高质量运营的重要支撑。

财务共享运营平台的运作机制

在财务共享模式下,各类前端业务都是通过单据的形式进行业务流转及流程流转,完成前端流程审批后,各类单据就进入财务共享运营平台单据池,财务共享中心财务人员会依据其业务类型、所在岗位进行共享中心作业。

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财务共享运营平台应具备的功能

财务共享共享运营平台应具备的基本功能就是任务管理,国内主流供应商都提供相关的软件产品,甚至有观点认为,财务共享系统建设就是财务共享运营平台的建设。

笔者认为,财务共享平台作为财务共享中心高质量运营的重要支撑工具,面向前台(业务端)能接收各类异构系统的单据以形成财务共享中心任务;面向中台(财务共享中心)能提供标准化的工作界面,以便财务共享中心能够按照标准化、流程化的作业模式提供标准服务;面向后台(战略财务)能提供清晰的、可靠的、可量化的数据,以便对中台的作业进行评价及考核。

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基于财务共享运营平台的共享模式实践

以一种极端情况为例来说明基于财务共享运营平台的共享模式实践,Z企业是一家研发生产煤矿开采机械的上市企业,有完善的业务信息化及业财深度融合基础。2021年年初Z企业启动了财务共享转型咨询,后续经国内某知名企业提供咨询服务后,得出的结论是Z企业有完善的业务信息化基础并实现了深度的业财融合,需要通过建设财务共享运营平台来实现基于咨询成果的共享中心组织搭建、共享中心岗位设置、共享中心任务管理、共享中心作业管理、共享中心绩效管理等财务共享模式。后续,Z企业启动了基于财务共享运营平台建设的财务共享转型。

总体方案设计

通过财务共享运营平台前端对接费控系统、ERP系统、CRM系统、SRM系统等现有系统,并基于财务共享运营平台的集中作业,后端按照不同的法人主体在不同ERP系统产生记账凭证、通过资金系统成资金结算、通过税务系统完成涉税业务处理,最终将会计档案统一归档至档案管理系统。

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具体说来:①外部业务系统发起业务数据提单交由财务共享运营系统进行审核;②财务共享中审核通过后,凭证&业务数据推送至ERP;③ERP根据共享平台推送数据推送资金系统完成最终支付;④业务数据,凭证数据进行归档;⑤共享系统同步发票结构化数据。

前端系统跟财务共享运营平台集成示例(以ERP系统为例)

系统集成特点:共享审单中可调整生成的凭证借贷信息,且可完成冲销凭证等动作。思考点一:凭证规则收集和配置,测试考虑时间成本;思考点二:系统间接口运维工作会增加。适用类型:凭证规则较多变,人工干预较多的业务。

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具体说来:①业务人员ERP中提业务单审核;②共享系统接收到审核单后,形成派单任务分配给共享会计审核,共享会计进行财务规定进行审核,生成预制凭证;③ ERP接收共享审核通过的凭证,反馈ERP中凭证号给共享;④资金系统接收ERP付款凭证完成支付;⑤ERP更新自身单据付款状态;⑥共享接收付款状态。

财务共享前后变化

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财务共享价值

支持价值创造,通过系统线上化标准的流程、制度等规则,配以智能审核降低日常工作量,提高日常工作效率,降低核算成本;

提升运营效率,通过系统中内设规则完成业务数据与财务数据的自动转化,降低以往业财数据转化时工作量,提高流程的效率;

加强分管管控,将业务标准化、规范化,减少操作风险点;将规则性较强的管理逻辑内置到共享系统中,减少控制风险;

改善服务水平,通过流程再造和系统内嵌规则优化,提高对业务部门服务质量和速度。

企业财务共享转型高度依赖其管理及制度标准化、流程标准化、信息化基础,但无论企业面临什么样的现状和管理基础,数字化转型都是方向,特别是以财务共享驱动的企业财务数字化转型。

面对有较好的数字化基础、深度业财融合的基础的企业,可以通过明确两个“纳入”,并通过财务共享运营平台的建设,来实现财务共享模式,来实现财务共享中心打破核算主体壁垒、标准化、流程化的工作作业,实现财务共享模式下的规模经济效应。

资料来源:智数共享