财务人员的形象往往和宅、闷、专业、较真等分不开。财务确实是一个需要操守的有底线的职业,但如何让其他人理解财务在说什么并接受他们所说的,或者和大家探讨如何才能向战略目标前进是财务人员需要考虑的。这些不是兜售专业知识,或者一味地强调自己的看法就能实现的。业务部门经常说,“财务不懂业务,影响了业务他们负得了责吗”,因此如何与业务人员、管理者和同事进行良好的沟通是财务人员需要注意的。
和业务人员沟通和业务人员沟通分成三个环节:
一是了解业务;
二是让业务人员了解财务;
三是和业务人员讨论合理可行的解决方案。
1. 积极参加业务会议
如商业模式、企业战略、价值链等,这是一个了解业务的过程,要了解这些内容不仅要有足够多的信息,比如文件、PPT等,还要积极参加业务会议,获得第一手信息。有些财务人员会说他们想参加业务会议,但是业务人员不想让他们参加。这时候就需要一些技巧,可以先了解会议的主题,然后谈一下对这个主题的看法。如果你能提供一些有价值的信息,那么业务人员会愿意和你一起讨论问题。
2. 进行财务知识和管理规范的培训
会计准则、税法,以及公司的管理规范会更新,这是一个和业务人员沟通的好机会。首先财务要把这些准则吃透,然后把他们变成业务人员能够听懂的语言,关键是要让他们明白不照规则办理的后果或者损失。要分清风险到底是战略风险、管理风险还是运营风险,对不同的风险应采取的措施是不一样的,财务人员不能只会说“不”,还要提供解决方案、意见和建议。财务培训可以分为内部的和外部的,有时公司的管理规范不仅公司内人员要遵守,公司外的合作伙伴也要遵守,因此对外部人员进行培训是必不可少的。
3. 做好知识管理和共享
培训是有时效性的,如果员工还想就某些问题进行探讨并查找依据,那么文件、规定、培训资料,甚至会议纪要都可以作为学习的资料。这些东西不应该只存储在个人的电脑里,而应该形成一个知识管理和共享机制,可以根据不同的权限来设置大家可以查看的内容,这样既达到了共享的目的,又兼顾了控制共享的范围。
和管理者沟通
财务人员在做经营分析时,可能会按照自己关注的方面划分维度,虽然尽可能站在管理层角度思考问题,但结果很可能不太理想。因此与管理者沟通有三个环节:
(1)就全年的规划和策略进行沟通;
(2)按业绩汇报的节奏进行沟通;
(3)针对某些特殊情况进行沟通。
针对业务进行沟通
公司制定下一年的战略时,公司财务的重点和策略会随之变化,因此在年初和管理者沟通未来一年的工作重点和方向非常有必要。全年的计划是根据市场和自身情况做出的,随着市场的变化和自身的情况财务需要做出调整。因为分析事项很多,而在有限的时间内能解决的问题是有限的,所以要关注重点。最后要学会总结,事情已经发生了,如果只有泛泛的评论而未能对后续企业的发展起到借鉴作用,效率就会降低,因此要及时与管理者沟通总结,梳理新的行动计划。
非业务沟通
非业务沟通在很多成熟公司都会进行,公司会要求管理者和员工定期沟通,了解员工在具体业务之外的想法或者动向。这对经营分析人员来说是非常有必要的,无论公司是否有要求,都可以和管理者定期沟通,这是一个彼此了解和熟悉的过程,每次时间不需要太长,二三十分钟就好,可以说说自己对公司的想法、对职业生涯的设计。有些经营分析人员在岗位上干了很长时间,总是抱怨自己没有得到更好的机会或提拔,但是换个角度思考,管理者每天要面对那么多员工,处理那么多业务,如果没有明确说出自己的想法,机会就会和你擦肩而过。在和管理者沟通时,一定要好好把握这短暂的时间,如果想法得到管理者的认同,接下来就可以按照计划行动,并定期审查自己是否步入新的阶段。
和同事沟通
经营分析人员首先要了解自己的业务和财务流程,但是仅做好自己的业务不了解其他业务是不行的。各部门的预算和战略是服务于公司整体预算和战略的,如果闭门造车,不考虑各业务之间的配合,就无法达到公司效益最大化。
1. 要针对同样的问题探讨不同的解决方案
每个业务有自身的商业模式,价值链可能不完全相同,员工要经常和同事一起探讨更好的解决方案,如果认为自己的解决方案足够好,就更应该与大家分享。特别是在对业务的理解、对资金的筹划上,每个人都有自己的专长,多多交流、取长补短对自己的业务大有助益。
2. 要在工具的使用上进行交流
随着科技的发展,各种信息系统特别是财务系统层出不穷,就连Excel和PPT也在不断升级。员工若在快速搭建表格方面很有经验,多和同事交流、传授经验也是增进感情的一种方式。