财务工作中需要进行信息输出，无论是财务内部管理使用的合同台账还是对外输送的财务经营分析报告，里面都涉及大量的信息。为了追求全面分析而放入大量内容的分析报告，往往会造成信息过载，而缺少关键性内容或者过于简略的报告，则导致信息不足，这两种状况都会对财务管理的效率和效果造成影响。

举个简单的例子，现在你着急购买一件商品，走进店铺看到货架上只有一种品牌时，你别无选择，只能拿起这件商品去结账，无论它的价格是否合理、商品是否完全符合你的期望；如果货架上有两个品牌的同类商品，你会从价格、外观等方面进行一番比对，选择两者之间性价比更高的那个；但当你的选择增长到十个的时候，选择范围的增加并不会让购买决策变得容易，反而需要更多的时间来进行比对，不同颜色、不同价格、不同容量，想要从中选出性价比最高的并不容易，在选择的过程中你很可能忘记自己最初定下的标准，导致购买商品并不符合期望并且价格可能超出原本的预算。

只有一种选择的时候，信息不足会导致缺少决策空间，选择范围扩大到十种的时候，信息过载也会影响决策过程，在财务管理中也存在类似的问题。

信息过载和信息不足所引发的问题

财务管理过程中所应用到的不仅仅是财务数据，还包括业务端数据、管理流程提供的数据等，接触的数量种类繁杂，根据企业体量、所处行业、管理要求的不同，数据总量也可能非常惊人，这样很容易造成信息过载。

信息过载首先会降低财务管理的效率，一方面在信息的录入、审核、维护上会消耗过多的时间，影响整体工作流程的推进，另一方面也造成了信息筛选、统计、查找的困难。

会计核算要求的精细化程度过高，所有的费用报销都需要精确到人，这就意味着需要在财务系统中维护员工档案，并且在人员发生变动时及时进行更新维护；在费用报销时明确费用发生的实际责任人，因为有时报销人可能并不是实际花钱的人；在录入凭证时需要选择费用对应的责任人，审核凭证的时候也需要对此进行检查。所有环节的工作量都随之增加，如果缺少自动化系统的辅助，额外的要求会降低工作效率，会计结账的时间可能出现延长，影响后续的工作进度。

在合同审批流程中，流程发起人需要填写合同的基本信息，例如客户或供应商名称、签订部门、合同起始和终止时间、合作的业务类型等，一般这类信息都会有标准化的格式，利用系统设定下拉选单等方便信息规范填写，格式的统一有利于后续信息的筛选和统计。假如在这里加入一些需要手工进行录入的信息，例如合同约定的收付款条件或是项目名称，可能由于缺少统一的要求导致录入结果五花八门，英文字母大小写的差别以及不小心手滑多加的一个空格，都会导致在筛选和统计时的麻烦，严重影响工作效率。

想要财务分析报告的内容更加丰富和全面，所以忽视使用者需求而把能够找到的数据都一股脑放进去，报告涵盖的信息过多，在编制时需要耗费大量时间，同时也造成了使用者的阅读困难，无法快速找到想要的信息，导致使用者对报告失去兴趣。

信息过载意味着各部门都可能有自己的系统，不同系统之间或者同一系统不同模块之间数据归集口径的不一致，或者系统本身搭建时产生的逻辑错误，会导致财务管理工作中必要信息获取的困难，无法从相矛盾的信息中找到正确的内容，或者系统无法提供正确的信息。

业务系统中显示客户充值金额，同时还会显示当月消耗金额，但对于消耗的定义与财务确认收入的原则存在差异，财务需要额外按照规则来将客户充值金额进行整理，得到最终可确认收入，这种情况下，业务系统中的消耗金额属于无用数据，不能为财务工作提供帮助，反而会增加财务对此数据与收入差异问题与业务部门沟通的工作量。

不同部门使用的并非同一系统，但都涉及客户基本信息，但两个部门系统中对于客户编号的规则存在差异，导致想要将两个系统中的客户信息进行对应变得非常麻烦，导致需要付出额外的工作量。

大量繁杂的信息导致信息过载的同时，还需要相应的软、硬件来承载，增加了企业相应的成本负担。

将流程设置的太过复杂，简单的OA系统可能无法满足控制需求，就需要购买更高级别的系统或者在基本软件的基础上额外投入进行自定义功能的开发。同时大量的信息需要硬盘空间或者云服务存储，保留太多不必要的信息会加重服务器负担，增加企业成本投入。

信息不足的情况与信息过载完全相反，大多是由于企业处于发展早期，财务管理以及企业经营管理存在缺陷，对于数据等信息的关注度不够，缺少相应的系统以及人员进行信息收集。

信息不足会影响企业的数据基础，关键信息缺失或者信息质量差，影响财务管理工作的开展，无法满足各部门以及管理层的需求，同时错误或不充分的信息还可能引起判断的偏差，影响决策。

企业发展早期为了节省成本，可能会使用代理记账服务来代替自己招聘会计。代理记账所提交的财务数据，在精细化程度上无法满足财务管理的需求，同时也无法保证数据的准确性。低质量的数据基础导致财务分析、预算管理等工作无法开展，即使按照管理层需求搭建了相应的模板，财务数据的不准确以及业务数据的缺失，会导致分析无法得出相应的结论，或者分析得出的结论与实际有很大偏差。这样的财务分析为管理层决策提供的价值有限，极端情况下可能会导致决策出现问题，影响企业经营。

业务端关键数据的缺失，会造成人员交替时出现问题，企业无法追溯历史情况，导致客户流失或信息泄露等风险，可能对企业经营造成严重影响；缺少历史数据的积累，业务端可能无法查看客户变动情况，特别是对于to C的业务，缺少用户画像以及用户数量、转化率、复购率、在线时长等关键信息，无法从数据方面给业务发展提供有力的支持，业务模型无法进行验证。

关注信息系统架构以及信息安全

想要解决信息过载或信息不足的问题，需要在企业内部搭建整体的信息系统架构。

以财务系统为例，可以从想要得到的结果来反向思考怎样搭建或完善信息系统。首先要明确当前的信息基础，也就是目前有什么，企业目前使用用友系统进行会计核算，有钉钉进行合同、费用、付款等流程审批；然后需要明确我们最终想要什么，为了满足企业财务管理的需求，需要能够划分到业务线、客户、项目的收入成本数据，能够明确到项目、部门的费用数据，需要合同信息来完善合同台账，这是基于财务管理对信息系统提出的最基本需求，也是目前急需解决的问题。明确想要什么之后，再将目标与当前状况进行比对，找到需要改善的地方，这样就知道我们需要怎么做。需要在用友系统中维护客户档案以及项目信息，利用辅助核算来提高精细化程度，需要补充完善各项审批流程中的信息，对信息进行规范，提升信息基础。

如果将信息系统架构的搭建范围扩大到整个公司，按照同样的逻辑，依照目标或是需求，将目标进行拆解并且确定每个目标的责任部门，各部门分别在内部进行现有信息与目标的差异梳理以及提出解决方案，然后收集各部门信息进行整合，将方案进行整合形成企业整体的解决方案。这样就可以在企业内部初步搭建一个完整的、贯穿整个业务流程、能够发挥各部门协同作用的信息系统架构。在此过程中，需要把控财务需要参与的关键部分，例如业务系统中与财务相关联数据的归集逻辑等，财务需要介入提出意见，确保不同系统之间同一数据的口径一致。

信息系统架构搭建后，在日常工作中需要关注信息跟踪以及信息维护。通过财务管理工作发现的系统数据偏差或信息错误，需要及时进行修正；随着业务的发展，各部门会不断提出新的需求或增设新系统、新模块，这时就需要考虑系统之间数据信息的对接以及新需求上线是否会对现有信息稳定造成影响；不同模块的数据由哪些部门负责更新以及更新频率，怎样确保更新数据的及时性和准确性等。这些问题可能在搭建架构时并不能全部考虑到，但架构搭建时需要考虑后续更新及维护的问题，预留一定的空间来确保系统能够随着业务发展而不断完善。

信息系统架构搭建的过程还涉及一个重要的问题：如何确保信息安全？信息安全的把控可以考虑两方面，一方面是不相容职责的分离，另一方面是设置信息权限，进行适当的信息隔离。

不相容的职责分离，能够提升信息质量，不同岗位或是部门之间形成制衡关系。例如现金收支操作与记账分离、采购与仓库管理分离等，降低企业内部控制漏洞产生的可能性，降低经营风险，信息流转所经历的各部门能够对信息起到审核、检查的作用，提升信息质量和安全性。

而信息权限的设置，让不同层级、不同部门能够接触到的信息受到限制，即使出现信息泄露的情况，也不会对企业经营造成严重影响。以财务内部信息权限设置为例，出纳在财务系统中只能看到现金、银行存款有关的信息，而会计按照每个人的分工只能看到部分数据，例如集团内部不同子公司的会计只能看到自己所负责的部分，而财务负责人才能够掌握企业整体的财务数据。财务对外发送的财务分析报告，给管理层发送的版本也与给各业务线负责人发送的版本不同，每个业务负责人只能看到自己所负责的业务的财务状况，而管理层能够看到公司整体状况。针对系统的不同模块，依据层级来设置数据查看权限，区分查阅与录入、修改权限，控制数据导出权限，避免关键数据的篡改及泄露，完善企业内部控制。

信息过载和信息不足的问题，并不是财务一个部门能够解决的，因为信息问题并不仅仅对财务管理产生影响，而是会影响企业管理的方方面面。可以以财务为切入点来向公司整体进行推进，在搭建整体框架的前提下逐步进行完善。