一提到行政二字，大家都会想到行政是公司的大管家，因为它的工作大部分都与员工息息相关。而如今又进入微利时代，企业省下的每一分钱都是利润，利润是企业赖以生存的生命线，因此对于财务人员来说，行政办公费用管控不容小觑，每月应重点关注分析。结合实际工作，我理解的行政办公费分析应关注的主要方向有：

• 注意分析的维度、类目

维度方面：按部门与预算比、与同期累计比；按公司与集团内标杆事业部比。

我们通过不同维度对行政办公费用分析时，可谓横看成林侧成峰，远近高低各不同。通过不同的维度对比找差剧、找亮点，从而找出改善的方向。

类目方面：企业性质不同，行政办公费类目略有差异，但是主要都包括：办公费、差旅费、会务费、招待费、水电费、邮电费、汽车费等，财务人员可以根据企业自身情况设置费用类二级科目及对应的成本中心、备注分类段等，以准确核算公司实际发生的行政办公费，统一口径，便于数据的抓取与汇总。

• 行政办公费主要关注可控费用

针对可控费用分析，根据实际业务情况，分析颗粒度越细越好，因为过粗的话很多细节容易被掩盖，很难发现实际情况。

比如差旅费我们可以按照部门本月发生的总的差旅费来分析，也可以按照按照出差的人次，按出差地点每人每次的发生费用额来计算。显然后者更细，更能看出同一地点不同时期平均每人出差费用的高低。

• 行政办公费用分析需要透过现象看本质

单纯看数据高低可能并不能说明太多的问题，但是数据背后潜藏的管理问题却不容小觑。以邮电费为例，财务审核发现近几月邮电费居高不下，暴露出的管理漏洞可能有以下几个方面：

a.公司未根据业务情况统一指定邮寄服务商，未实施月结，邮寄由员工自主选择邮寄商，应取得增值税专用发票而因为单个结付金额小未获取，然后自行垫付报销，导致税金损失，隐形管理成本增加（本来邮寄费应由人事统一审核后每月统一结算一次，若按部门按人来分次报销，业务人员花时间写报销再到管理层审核，最后再到财务审核付款，流程上每个节点对应的每个人工作量将同步成倍增加）

b.公司未倡导淸政廉洁的工作作风，部份员工存在寄送私人物品到公司报销的情况。

c.财务报销审核不严格，明显的问题发现不了，未及时暴露问题督导业务持续改善。

• 行政费用分析多关注制度、流程是否完善

费用分析并非等所有数据岀来之后再去找问题，财务人员日常应该主动到业务现场，参与费用事前控制，从源头降低行政办公费。

比如关于如何降低企业差旅费，财务协同人事首先应该出具《出差管理制度》，明确出差流程、机票车票定制方案、食宿交通费报销标准、貝体执行细则等。其次部门主管应对出差人员的出差申请进行严格审核，注意委派合适且能解决问题的人出差，减少无关人员出差。最后人事应定期组织＂节约活动＂，筛选出“企业节约小卫士”，倡导节约文化。这样员工在出行时自然会选择最优且经济节约的方案出行，主动降低差旅费。

通过行政办公费的分析，我们不难发现节能降费不只是财务部门财务人员的责任，而是应该动员全员参与，倡导节约文化（比如从节约用水用电用纸开始），让每位员工都主动将对时间和资源的浪费降低到最低限度，这样企业才能从源头降低行政办公费，财务人员才能实现通过数据分析到企业管理的联动改善，提升企业经济效益。

财务数据分析师CFDA（China Financial Data Analyst）

考生通过规定培训课时，经考试合格，将获得由中国商业会计学会颁发《财务数据分析师CFDA（中级）专业能力证书》。

通过CFDA课程的学习，企事业单位的财务人员和管理人员能够通过科学的指标体系和分析方法，结合企业财务数据，构建数据模型，对公司整体经营状况进行评估，向管理层和业务部门提供财务建议和决策支持，从而优化资源配置和提升企业核心竞争力。